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行政との契約にも利用可能であることが正式に確認されたBox Signの活用

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皆さま、「Box Sign」という機能をご存じでしょうか?
Boxの契約があれば課金を気にせずに利用できるという、これまでの電子署名(ming)機(ji)能にあった懸念点(dian)が払拭された、Boxの電子署名(ming)です。

電子署名サービスを提供(gong)している各社は、行政(zheng)(zheng)でも利用(yong)できることを明(ming)確(que)に公開していましたが、Box Signにおいては不明(ming)確(que)な状(zhuang)態が続(xu)いていました。しかし、2023年10月(yue)26日(ri)、グレーゾーン解消制度を活用(yong)し、行政(zheng)(zheng)(国・地方公共団体)との契約にも利用(yong)可能(neng)であることが正式に確(que)認されました。

これにより、さらに活用が進むことが間違(wei)いないと考えられる、Box Signの活用方法についてお話(hua)しします。

Box Signとは

Box社が、2021年2月にオランダで電子署名サービスを展開していたSignRequest社を買収しました。同社の技(ji)術をBoxに組み込み、2021年11月にリリースされたのが「Box Sign」です。Box Signは、Boxの契約がBusinessプラン以上(shang)であれば、無(wu)償で利用できます。全社員で何回(hui)署名しても、ライセンス費用に含まれます。

また、BoxのUIを利用しての署名はもちろん、サードパーティアプリからもシームレスに署名を行えます。スマートフォンアプリにはAPIで組み込むことで、顧客やパートナーなど、組織(zhi)内外(wai)の関係者(zhe)に対しての提供にも適(shi)しています。

Boxを使うメリット

一般的な電子署名と、Boxならではのユースケースに分けて、Box Signを使用すると何が良(liang)いのかについて考えます。

電子署名では、書(shu)(shu)類(lei)のやりとりに郵(you)便などの物理(li)(li)的な移(yi)動を要さない、紙(zhi)に印刷する必要がない、物理(li)(li)的に保管(guan)されている書(shu)(shu)類(lei)を探(tan)す手間がないといったメリットがあります。特に、以(yi)下に挙(ju)げた書(shu)(shu)類(lei)で活用されます。

  • 労働条件通知書
  • 雇用契約書
  • 関連子会社との契約書
  • サービス・入会申込書
  • パートナー契約
  • パート・アルバイトとの雇用契約
  • 不動産の賃貸借契約書
  • 請負や業務委託契約書
  • 海外との契約書
  • PC・スマートフォン貸与誓約書

この中でも、特にBox Signに軍配があがるのは、数が多(duo)い処(chu)理です。

例(li)えば、不(bu)動産の売(mai)買契約は金額が大きいため、DocuSignやAdobe Signといった専(zhuan)用(yong)ソリューションでも十(shi)分にコスパを感じられると思います。一方で、パート・アルバイトとの雇用(yong)契約や、比(bi)較的単価の低いサービス・入会(hui)申込書(shu)は、従(cong)量課金の費用(yong)負担が重くのしかかってきます。しかしBox Signなら、どれだけ署名してもBoxライセンスに含まれます。この点がBox Signを使用(yong)するメリットです。

Box SignとBox Relayを連携した、実際の設定とデモ

Boxには、Box内のファイルをトリガーとしたワークフローが含まれます。ここではワークフローと連動した実装例を説明(ming)していきます。

下の図では、採用を決定した入(ru)社予定の方に、「内(nei)定承(cheng)諾(nuo)書(shu)(shu)」を送(song)付(fu)、入(ru)社予定の方は「内(nei)定承(cheng)諾(nuo)書(shu)(shu)」に署名してもらい、その後、契約書(shu)(shu)管理担(dan)当者のフォルダーに「内(nei)定承(cheng)諾(nuo)書(shu)(shu)」をコピーする流れを示しています。

「内定承諾書」署名の流れ

署名用テンプレートの作成

今(jin)回は、Wordでテンプレートを作成(cheng)しました。Wordを読み込んだ後は、AcrobatやWordのフォーム作成(cheng)と同(tong)じ手順(shun)で、必要なフィールドをドラッグアンドドロップで設定していくだけです。

署名用テンプレートの作成

Box Relayの設定

その後、Signイベントを検(jian)知したら、ファイルアクションでファイルをコピーするという動きを実装しました。

トリガーの設定
トリガーの設定
アクションの設定
アクションの設定

設定完了!

ここまでの設定は、慣れてしまえば、5分程度で完了できます。
実(shi)際の署(shu)名依頼から署(shu)名までの操作動画は、以下(xia)の通りです。

さいごに

Boxの電子署名(ming)機(ji)(ji)能(neng)であるBox Signの活用(yong)(yong)方法をご紹介しました。冒頭で説(shuo)明したとおり、行政でも使用(yong)(yong)できる電子署名(ming)機(ji)(ji)能(neng)です。重量課(ke)金(jin)を気にせず、複(fu)雑な設定(ding)もなく手軽に利用(yong)(yong)できる優れた機(ji)(ji)能(neng)です。動画を参考にしていただいて、ぜひこの機(ji)(ji)会にBox Signを試してみてはいかがでしょうか。

ラックでは、BoxやBox Signだけでなく、セキュリティ要(yao)件の対応、DX推進に対応したBoxの導入支援を行っています。気になることがありましたら、お気軽にご相(xiang)談(tan)ください。

プロフィール

稲毛 正嗣

稲毛 正嗣
キャリアはクリエイティブでスタート。事業会社の情シス、ITコンサルを経て、2017年ラック入社。現在は、アイデンティティとデータのカテゴリで活動中。
 趣(qu)味はF1観戦(zhan)、レゴ、Active Directoryのスキーマを見ること。Oktaを担(dan)当しつつも、自宅はMicrosoft Entra ID(旧Azure AD)とIntuneで構成。

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